کارایی یعنی، چو هستی بهترین باش

چگونه, اینترنت, دکترانه 9 Comments »

در این نوشته، ابتدا مقدمه‌ای کوتاه درباره برنامه‌ریزی می‌آورم، سپس ابزاری به نامه Toodledo را برای افزایش کارایی معرفی می‌کنم.

کارایی مفهومی جهانی است که لازم نیست در جای خاصی باشید که کارایی برایتان معنی پیدا کند. اما من از زمانی که به این سوی دنیا (امریکا) آمدم به قول محمد سولی، فهمیدم که در زندگی چیزی به نام «برنامه‌ریزی» هم وجود دارد و  آن کارایی‌ام را افزایش می دهد. شاید در آنسوی دنیا ارزش وقت‌ام را به اندازه کافی نمی دانستم و شاید با عوض شدن پی‌درپی شرایط زندگی، مهلتی برای برنامه‌ریزی نبود. به هر حال اینجا مملکتی است که کارایی حرف اولش را می زند. این حرفی است که علی، یکی از فارغ التحصیلان دانشگاه‌مان در اولین ماه‌های که آمده بودیم به ما گفت. شاید به زبان عامیانه اینطور بشود بازگویش کرد: اینجا هشت ساعت کار روزانه را مثل سگ کار می کنند! (با عرض معذرت!) بسیار بیشتر از اروپایی‌ها و یک دنیا بیشتر از ایرانی‌ها.

از موضوع نوشته دور نشوم. گفتم برای بالا رفتن کارایی برنامه‌ریزی لازم است. حالا چطور برنامه‌ را بریزیم؟! هر کسی روش خودش را در برنامه‌ریزی دارد. مادرم، کارهایش را توی دفترچه‌ی کوچکی که هر چند وقت یک بار، نو می‌شود، می‌نویسد. همیشه یک دنیا کار دارد. کلی کار خانگی که یک تنه به همه شان می رسد و کلی بیمار دندان‌پزشکی که هر روز مداوا شان می کند. اما من با کاغذ و نوشته میانه خوبی ندارم. گمشان می کنم. من کارم همواره با رایانه است، پس ترجیح می دهم، وسیله برنامه‌ریزی‌ام هم همانجا باشد. برای همین چند وقتی است که به سراغ ابزارهایی رفته‌ام که که این کار را برایم ساده کرده‌است و مهم‌تر از آن، به راحتی کارهایم را پیگیری می‌کنم.

راز برنامه‌ریزی چیست؟ «راز برنامه‌ریزی این است که لحظه‌های زندگی‌تان را از دست ندهید. شما یک بار زنده هستید و تعداد لحظه‌هاتان محدود، پس لطفا آن طور زندگی کنید که پیشمان نشوید».

من برای برنامه ریزی دو کلید می شناسم که آن را به شما نشان می دهم و معتقدم با این دو کلید خیلی از قفل ها را باز خواهید کرد.

کلید اول، ساده است: تقویم داشته باشید. روز قبل از شروع هفته (جمعه یا یکشنبه) تقویم‌تان را نگاه کنید و برای هر روز کارهایی که لازم است را علامت بزنید. همانطوری که گفتم من با کاغذ میانه خوبی ندارم، پس تقویم من بر روی رایانه‌ام است. چون دو رایانه دارم، یکی برای کار و دیگری لپ‌تاپ، تقویم‌ام روی اینترنت است. بله، من از تقویم اینترنتی گوگل استفاده می کنم.

کلید دوم، جالب است: کارهای روزانه‌تان را لیست کنید. این هم ساده است، می دانم که همه‌تان کارهایی که باید هر روز کنید را می دانید اما این جایی از مغز شما را گرفته که می توانید برای چیزهای دیگر استفاده کنید. یک بار اول هفته بنویسیدش و خلاص شوید. دیگر لازم نیست در اضطراب باشید که قرار مهمی را فراموش نکرده اید یا به فلانی زنگ نزده اید و هزار و یک ریز کار دیگر. نکته ظریفی در مورد لیست کارهای روزانه هست: «روش خودتان را پیدا کنید!» هر طور راحت‌تر هستید لیست تهیه کنید. هر طور بیشتر به کارتان می آید. برای اینکه بفهمید چه روشی خوب است، باید از یک جایی شروع کنید اما خیلی زود دست تان می آید که چه طور لیست تهیه کنید.

می خواهید بدانید من چطور لیست‌ام را درست می کنم؟ من کارهایم خیلی خیلی ریز می نویسم. طوری که انجام هرکدام‌اش ساده باشد. اینطور پس از هر قدم، کلی انرژی می گیرم، انرژی مثبت! برایشان از کم اهمیت تا پر اهمیت ترین از 0 تا 4 شماره تعیین می کنم. بعد لیست را به ترتیب اهمیت مرتب می کنم و شروع می کنم به انجام دادن شان. شما را نمی‌دانم اما من اگر بخواهم این کار را روی کاغذ انجام بدم، آخر سر یک صفحه کاغذ خط خطی شده دارم که دوست‌اش ندارم. در عوض از Toodledo.com کمک می گیرم. سایت با نمکی است و همه آن چیزیهایی که من برای لیست کردن کارهای روزنامه می خواهم را دارد:

  • سایت اینترنتی است، هرجا باشم حتی اگر رایانه نداشته باشم کافی است به اینترنت وصل بشوم و ببینم چی به چی هست.
  • خیلی راحت با دوتا کلیک در مرورگر اینترنتی‌ام (فایرفاکس) برنامه ام را می بینم یا کاری به برنامه ام اضافه می کنم.
  • به سادگی کارها اولویت‌بندی می‌کنم.
  • برای کارهایم موعد پایان تعریف می‌کنم.
  • کارها به ترتیب اولویت یا موعد پایان، یا به هر ترتیبی که دوست داشتم می‌بینم.
  • مستقیم به تقویم گوگل وصل می شود. می توام کارهای روزانه را در تقویم گوگل ببینم و یا اضافه/کم کنم.

نکته جالب دیگری که این سایت دارد این است که می توانم کارها را دسته بندی کنم (شغلی/خانه/ورزش/تفریح و…). همچنین هدف‌هایم را می‌نویسم. هدف‌های کوتاه مدت (تمام کردن فصلی از کتاب/حال کردن)، میان مدت (کم کردن وزن) و یا بلند مدت (یادگیری پیانو). با استفاده از این می‌بینم که وقت‌ام را چطور صرف کرده‌ام، چقدر دنبال هدف‌ام گشته‌ام، چقدر وقت به کارهای نامربوط گذشته است.

چند نما از سایت Toodledo و ترکیب اش با تقویم گوگل:

لیست کارهای روزانه و هفتگی

لیست کارهای روزانه و هفتگی در سایت Toodledo

ترکیب تقویم گوگل و Toodledoo

ترکیب تقویم گوگل و Toodledoo

راستی سایت مشابه‌ای هم وجود دارد به نام “شیر یادت نره” (همون تبلیغ پاک یادت نره).  که علاوه بر تقویم با جی‌میل هم ترکیب می شود که آن نیز بسیار جالب است.

Balatarin
WP Theme & Icons.FoxTheme and Localized by Behrang Yarahmadi
Entries RSS Comments RSS